Affichage des décisions sur les sites Web

Le Forum estime qu’il est important d’appuyer, dans la mesure du possible, une approche uniforme à l’égard de l’utilisation par les tribunaux administratifs de renseignements personnels dans leurs décisions et l’affichage de décisions sur les sites Web des tribunaux administratifs qui adhèrent au principe de transparence de la justice ou dont la loi habilitante précise que leurs procédures sont d’intérêt public et qui affichent le texte intégral de leurs décisions écrites sur leur site Web.

Le Forum considère que toute politique à cet égard devrait viser :

• à établir un équilibre entre le principe de transparence de la justice et les préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels des personnes qui se prévalent de leurs droits devant les tribunaux administratifs;
• à proposer à ses membres un ensemble de principes pour la protection des renseignements personnels, en conformité duquel chaque tribunal administratif puisse adopter volontairement des mesures individuelles adaptées à ses besoins particuliers;
• à éviter de placer les tribunaux administratifs dans la position de devoir préparer de multiples versions de leurs décisions;
• à aider les tribunaux administratifs à déterminer quels noms et renseignements personnels devraient être inclus dans les motifs de leurs  décisions.

Le Forum reconnaît que le Protocole concernant l’usage de renseignements personnels dans les jugements qui a été approuvé par le Conseil canadien de la magistrature en mars 2005 (le Protocole du C.C.M.) constitue un guide utile pour évaluer quels renseignements personnels sont pertinents et nécessaires à l’appui des motifs d’une décision et reconnaît clairement les avantages qu’il y a de permettre au décideur de procéder à cette évaluation.

Le Forum reconnaît aussi que le « protocole d’exclusion des robots informatiques », qui est respecté par les moteurs de recherche couramment utilisés sur Internet pour restreindre l’indexage général de documents spécialement identifiés et affichés sur les sites Web, est un moyen technique acceptable pour assurer une protection équitable des renseignements personnels contenus dans les décisions des tribunaux administratifs qui sont affichées sur les sites Web de ces derniers.

Tout en respectant le besoin légitime des tribunaux administratifs de développer des pratiques qui répondent le mieux aux préoccupations particulières liées aux procédures qu’ils administrent, le Forum encourage chacun de ses membres qui adhère au principe de transparence de la justice ou dont la loi habilitante précise que ses procédures sont d’intérêt public et qui affiche le texte intégral de ses décisions écrites sur son site Web considère l’opportunité de prendre l’ensemble ou certaines des mesures suivantes :

• renvoyer, par hyperlien, son site Web à la présente déclaration sur le site Web du Forum et au Protocole du C.C.M. affiché sur le site Web du Conseil canadien de la magistrature;
• adopter le Protocole du C.C.M.;
• intégrer le Protocole du C.C.M. à toute formation offerte à ses décideurs;
• appliquer le « protocole d’exclusion des robots informatiques » à toutes les décisions intégrales affichées sur son site Web qui contiennent des renseignements personnels;
• donner avis aux personnes qui se prévalent de leurs droits devant lui (p. ex. sur son site Web, dans ses lettres administratives annonçant l’ouverture d’un dossier et sur les formulaires que les parties doivent remplir pour amorcer une procédure) qu’il affiche intégralement ses décisions sur son site Web.